1/ Constater un paiement

1. Si le dossier est déjà facturé

Tous les dossiers récupérés depuis votre ancien logiciel sont soldés sur l’optic-box par un Avoir Commercial, le reste à payer est donc égale à 0.

Si toutefois vous souhaitez constater un paiement, renseigner le paiement (le montant et le mode de règlement).

Le reste à payer étant nul, la création d’un paiement client provoquera donc l’apparition d’un trop perçu du même montant.

Puisque ce trop perçu n’est pas le reflet de la réalité il conviendra de le supprimer.

Pour cela, vous devez vous connecter à l’optic-box en tant que super-utilisateur.

Rechercher votre client puis cliquer sur l’onglet Détail.

Lorsque vous êtes connectés en tant que super-utilisateur le bouton Modifier le solde apparaît. Cliquer dessus.

Pour annuler le trop perçu présent dans le solde client, saisir un montant opposé au montant du solde, ici saisir -100 puis cliquer sur Enregistrer.

Ne pas cliquer sur la case Impacter le journal de caisse.

Le solde du client est à présent à 0, le trop perçu a disparu.

2. Si le dossier n’est pas facturé

La zone Reste à payer est une zone de saisie.

Cliquer dessus puis saisir le montant du paiement que vous constaterez.
Une fois le reste à payer mis à jour, saisir le paiement dans le cadre 7.

2/ Lettrer un paiement tiers payant à une facture

Si vous avez reçu un règlement tiers payant, lettrer sur votre ancien logiciel.

3/ Constater un tiers payant sur un dossier initié sur votre ancien logiciel

Afin de télétransmettre et facturer une mutuelle via l’Optic-Box, il est nécessaire de modifier et de compléter certaines informations liées au tiers payant.

3.1 Depuis le détail client

Renseigner les champs manquants en l’occurrence :

• NIR (Numéro d’identification)
  • Rang
  • Qualité du bénéficiaire
  • Régime, Caisse, Centre
  • Complémentaire du client

Pour renseigner la complémentaire, saisir le numéro préfectoral ou le numéro AMC ou le numéro de télétransmission que vous trouverez sur la carte de l’assuré.
Vous pouvez aussi rechercher la complémentaire sur une partie de son nom.
Si la complémentaire est introuvable, cliquer sur le bouton Créer une mutuelle et renseigner les informations.

Si vous souhaitez télétransmettre la DRE (Demande de Remboursement Electronique) à la complémentaire pour vous éviter de facturer sur le site de la complémentaire, cliquer sur la case, « je suis conventionné et souhaite générer une DRE…

L’optic-box recherche la convention dans ses tables de conventions, à partir du numéro préfectoral saisie dans la fiche mutuelle.

Si trouvée, l’optic-box vous l’indiquera, sinon la convention n’est pas trouvée, vous ne pourrez pas réaliser une DRE.

Notez que vous pouvez faire une demande à notre équipe pour rechercher la convention auprès de la complémentaire. Auquel cas, envoyer avec votre demande à l’équipe technique, une copie de la carte d’assuré.

3.2. Depuis le dossier de vente

Parcourir tous les champs de la correction du client, afin que l’optic-box formate correctement chacun des champs (sphère, cylindre, …).
Pour cela utiliser la touche Tabulation.

Le cas échéant, cocher la case RAC0 pour indiquer que votre équipement un équipement 100% Santé et définir pour chacun des produits leur classe (A ou B).

Cocher la case Couverture pour faire apparaître les informations tiers payant et supprimer tous les valeurs reprises de votre ancien logiciel : LPP, Base, Remboursement.
Ne pas oublier le code de regroupement que vous trouverez en choisir code prestation à la place de LPP.

Une fois toutes ces zones de saisie vides, cliquer sur Calculer. L’optic-box remplira les zones laissées vides.

Dans le cadre 6 de la vente, choisir le type de tiers payant RO ou RC ou RO+RC en cochant les cases A.M.O. et / ou A.M.C.

Une fois la DPEC sauvegardée, une nouvelle icône apparaît en haut à droite et qui permet de valider les montants RC.

Cliquer sur cette nouvelle icône et saisir entre autres, les montants garantis puis cliquer sur Valider.

Les montants RC sont à présent confirmés, et viennent en diminution du reste à payer client.

Sans cette étape de validation, l’optic-box considère les montants RC saisis théoriques ou hypothétiques et réintègre au reste à payer client, ces montants. Facturer votre dossier en cliquant sur l’étoile jaune.

Puis générer votre FSE.